DESARROLLO DEL EVENTO

En este articulo vamos a hacer un recorrido por las actividades que se acostumbran realizar durante el desarrollo de un evento, resaltando aquellos puntos que debemos tener en cuenta y buscando cubrir la mayor cantidad de aspectos.

Este recorrido es general y puede variar de acuerdo con los procedimientos y políticas de cada empresa, gustos y necesidades de los usuarios, pero es un buen ejemplo del proceso que se realiza en un área de eventos.

Pasos que se deben realizar

1. Revisión previa:

Se realiza por parte del coordinador del evento, con el tiempo suficiente (mínimo 1 hora antes del comienzo) con el fin de corroborar la correcta mise en place y si es el caso tomar los correctivos necesarios.

Se revisaran principalmente los siguientes puntos:

·     Aseo general de las áreas del evento y su correcta presentación (luces, aire acondicionado etc...).

·       Baños, aseo y dotación.

·       Presentación y aseo de mobiliarios y equipo.

·   Cantidad de sillas y equipos solicitados y si su distribución esta de acuerdo con lo acordado: auditorio, mesa en u, otros. Para este punto es conveniente elaborar un croquis.

·        Si los equipos funcionan correctamente.

·        En el caso de los banquetes, se revisara el montaje de mesas, de operadores y mesas auxiliares.

·   Personal de servicio: presentación personal, si están todos los requeridos, si conocen sus funciones y responsabilidades.

·       Se corrobora si la información ha sido recibida en ciertas áreas criticas, portería, parqueaderos, recepción, cocina, bar, entre otros.

·    Si los servicios adicionales están listos y no presenta inconvenientes (guardaropa, orquestas, sonido).

·        Cualquier otro detalle.

2. Recepción de los asistentes e invitados:

Se revisará si el sistema de control de entrada (invitaciones, boletas) está operando; se controlarán las áreas de acceso y el manejo de la información y si se presta servicio de guardarropa y/o de paquetes. En caso de protocolos que así lo requieren, se organizarán los procesos previstos. Ejemplo: En caso de matrimonio, se ubicarán los anfitriones (novios y padres) en la entrada del salón para que reciban personalmente a los invitados.

3. Ubicación de asistentes:

Existen tres procedimientos para ubicar asistentes a un evento:

Ubicación libre

Donde los asistentes pueden acomodarse libremente en cualquier puesto ejemplo. Conferencias, seminarios.

       Ubicación prefijada

Se utiliza más que todo para banquetes, donde los anfitriones han hecho una distribución de los puestos de acuerdo con protocolos o  gustos. En estos casos se utilizan las tarjetas de mesa que identifican el lugar en donde se debe ubicar cada invitado.

        Ubicación mixta

      Es una combinación de los dos anteriores; hay una zona del salón previamente distribuida y otra de libre acceso. Ejemplo. En un grado las cinco primeras filas son para los graduandos y los invitados se pueden ubicar libremente a partir de las sexta fila.

  

Desarrollo de las actividades del evento

Todo evento, cualquiera que sea, debe tener un programa pre-establecido y que se debe desarrollar durante el tiempo previsto. La función nuestra es lograr que este programa se cumpla en forma precisa y ordenada.

En algunos casos se debe elaborar por escrito y se le entregará a los participantes; en otros casos, solo lo conocen los anfitriones y nosotros los organizadores.

5. Servicio de alimento

Hay tres opciones de servicios de alimentos en eventos:

A. Servicio de desayuno, almuerzos o cenas

Tradicionalmente se preparan menús fijos pre-establecidos o con buffets.

En muy raras ocasiones, sobre todo en eventos con muy pocos invitados, se permite que los asistentes pidan de acuerdo con una variedad ofrecida (carta).

El tipo de servicio depende de las políticas de la empresa o de la selección que se haya hecho con los anfitriones.

Clases de servicio

Son las formas de prestar el servicio, generalmente de alimentos a la mesa del cliente; prima en esto el gusto y conocimiento del cliente, el criterio del maitre, la habilidad y conocimiento por parte del personal de servicio para su correcto desarrollo.

Hay varios tipos de servicio, de los cuales unos tienen lineamientos generales y se toman como universales y otros son modificaciones de alguno o algunos de estos, y se consideran como modificaciones propias de un medio particular.

Estos servicios tienen origen en las casas de la nobleza europea de tiempo atrás y los restaurantes los han acomodado a sus necesidades dándolos a conocer a través de los tiempos y creando así una tradición gastronòmica.

5.1.Servicio americano o a la americana

Este es el servicio menos formal de los existentes. Se basa en que los alimentos vienen servidos y presentados desde la cocina en el plato que se lleve al cliente; el mesero lo transporta de la cocina a la mesa del cliente y lo sirve a este por el lado izquierdo teniendo en cuenta que la pieza principal del plato debe quedar frente al cliente en la parte de abajo del plato y el monograma o emblema que tiene grabado el plato, también al frente del cliente pero en la parte superior.

El material utilizado por el cliente se retirará por el lado derecho, a excepción de los platos para el pan y la mantequilla.

Debido a que es un tipo de servicio que ofrece rapidez, menos costo de utilización, producción y personal además de comodidad tanto para el cliente como para el mesero, se ha adoptado en la mayoría de los hoteles y restaurantes.

5.1.1. Modificación del servicio americano o servicio americano modificado.

Es la adaptación de este servicio al medio hotelero y gastronómico colombiano.

Se caracteriza este tipo de servicio porque los platos igual que en el servicio americano salen dispuestos de la cocina a la mesa del cliente, el mesero los transporta y los sirve por el lado derecho del cliente siguiendo las pautas dadas para el servicio. Para retirar el material utilizado lo hará también por el lado derecho a excepción, como es debido, de los platos para pan y mantequilla que van al lado izquierdo; esto puede tomarse como regla general para recoger el material de todo tipo de servicio que se efectúe.

5.2. Servicio inglés

Se utiliza en restaurantes elegantes donde las personas que los frecuentan tienen suficiente tiempo para comer; también en banquetes donde predomina un tipo de menú apto para ser servido conforme a las normas de este tipo de servicio. Es más dispendioso y por tanto demorado, pero elegante, por lo cual requiere conocimientos y habilidades especiales por parte de la persona que lo va a realizar.

Este servicio se caracteriza porque los alimentos salen de la cocina muy bien decorados y porcionados en fuentes o bandejas de electroplata. Se presentan al cliente por el lado izquierdo y el mesero servirá el alimento pinzado o cuchareado con el tenedor y cuchara de servicio previsto para tal fin, de la bandeja al plato del cliente, el cual ha sido dispuesto momentos antes por el ayudante de mesa. El mesero deberá tener en cuenta la posición que debe tomar en el momento de servir; no deberá adoptar una postura muy rígida porque la bandeja que contiene alimento quedará muy retirada del plato en el cual se va a servir; no deberá inclinarse demasiado puesto que la bandeja quedará sobre la mesa prácticamente pegada al plato en que se va a servir; también deberá tener cuidado al cucharear el alimento para no regar salsa ni sobras sobre el mantel o platos que estén montados en la mesa. Por lo general para este servicio se necesita un mesero y un ayudante, así:

El ayudante de mesa colocará los platos en los puestos del cliente en el momento en que se va a servir (si es un alimento caliente se tendrán los platos en una mesa caliente), un mesero servirá la pieza principal en los platos dispuestos en el puesto de cada cliente y otro mesero servirá las garnituras para completar así el plato.

Para recoger el material se hace como en todo servicio guardando las normas esenciales. 

5.3. Servicio de gueridòn o mesa auxiliar

 Este tipo de servicio también es conocido como Inglés Indirecto. Se caracteriza porque los alimentos vienen desde la cocina en bandejas o fuentes para ser presentados al cliente anfitrión con el objeto de que esté de su aprobación y luego servirlo en la mesa auxiliar. 

Existen tres alternativas:

·     Cuando el alimento es proporcionado y preparado en la cocina, sale en fuentes o bandeja muy bien decorados, el mesero las transporta y las presenta al cliente anfitrión por el lado izquierdo de este, espera su aprobación y luego traslada la bandeja a la mesa auxiliar donde servirá pinzando los alimentos de la bandeja a los platos previstos con anterioridad. Toda esta operación se hace a la vista del cliente.

·   Cuando es una pieza para trinchar, el alimento sale de la cocina entero, servido en bandejas muy bien decoradas y se presentara al cliente anfitrión por el lado izquierdo. Se esperara su aprobación para proceder a servirlo y se trasladara a la mesa auxiliar; se porcionarà a la vista de los clientes y se servirá, en los platos previstos anteriormente para este efecto.

·    Cuando se va a flamear un alimento, se presentara el alimento en su forma natural al cliente en la misma forma que los anteriores y se procede a darles el termino de cocción requerido; se flamea y se sirve en los platos previstos para tal efecto.

Para retirar el material utilizado por los clientes, la operación es como en todos los servicios.

El mesero deberá tener en cuenta que no puede manipular los alimentos ni pincharlos en el caso del trinchado, como también de no realizar movimientos bruscos e inadecuados. 

5.4. Servicio francés

Este tipo de servicio es poco utilizado dentro de los restaurantes puesto que conlleva mucho tiempo en el servicio y conocimiento del cliente para su manejo. Su mayor utilización es en embajadas, clubes privados y familias.

Existen dos modalidades que son:

• Servicio sobre el plato, en este tipo de servicio el mesero se convierte en asesor para los clientes. Los alimentos vienen de la cocina porcionados y presentados en bandejas, el mesero lo transporta hasta la mesa de los clientes y los presentara cada uno por el lado izquierdo para que estos se sirvan la porción que deseen de la bandeja que sostiene el mesero, al plato  que ha sido montado al cliente con antelación.
•  Cuando es una pieza para trinchar, el alimento sale de la cocina entero, servicios en bandejas muy bien decoradas y se presentara al cliente anfitrión por l lado b. servicio sobre la mesa: este tipo de servicio, el cliente mismo se sirve los alimentos traídos por el mesero. la bandeja debe permanecer en la mesa hasta que se vaya a realizar el siguiente servicio.

5.5. Otros tipos de servicio.

Son algunos tipos de servicio que han entrado en desuso o que no se consideran como tradicionales ya sea por no tener un conocimiento amplio del servicio por parte del mesero o por imposibilidad de realizarlo cotidianamente

• Servicio ruso

Solo se utilizaba en grandes banquetes donde se presentaban piezas completas; en la actualidad está en desuso por costos. Este servicio es similar al servicio de gueridon.

• Servicio con carrito

Generalmente se utiliza en los restaurantes de los hoteles de categoría para especialidades del día, entremeses, ensaladas y postres; consiste en trasladar un carrito especia para alimentos hasta la mesa del cliente y servir, pinzados en platos que también están  el carrito auxiliar, los alimentos solicitados por el cliente.

• Autoservicio

Existe en los restaurantes de tipo popular donde la afluencia de público es abundante. Los alimentos están servidos y expuestos en una barra especial y el cliente toma lo que le guste y a la final hay una caja donde cancela el total de los alimentos que va a consumir. Este tipo disminuye el costo de servicios.

• Servicio de buffet

Es un tipo de autoservicio pero más elegante y con los alimentos de más categoría. Se presentan los alimentos de más categoría. Se presentan los alimentos porcionados en bandejas, el cliente toma un plato y solicita a los meseros o cocineros que están en la parte de atrás de la mesa que le sirvan de porción que este desea y luego se ubica en una mesa. El cliente mismo translada sus alimentos de la mesa del buffet.

El mesero solo deberá estar pendiente del servicio de bebidas y de levantar el material utilizado por el cliente en el momento indicado.

• Servicio mixto o combinado

Este tipo deservicio es muy generalizado puesto que su mezcla o combinación de varios tipos de servicio lo hace muy manejable y versátil.

Por lo general se utiliza donde hay un menú más o menos extenso o en el servicio de banquetes donde se tiene determinado el menú y el tiempo, y se sirve en forma simultanea por lo cual no se presta atención individual. 

B. Servicio de refrigerio (Coffee breack):

Es el servicio más común durante la realización de eventos no sociales; los refrigerios han sido seleccionados previamente y se deben servir a la hora fijada.

Lo más importante en este servicio es la variedad de bebidas calientes y/o frías y la ubicación del servicio; esta ubicación debe ser cerca de los baños y del servicio de teléfonos.

Si el número de asistentes es alto, se debe implementar un sistema de control (tiquetes) para facilitar su distribución.

C. Servicio de canapés o pasabocas.

Es un servicio acostumbrado para cocteles; su distribución debe ser acordada previamente con el anfitrión en cuanto a tiempos y cantidades.

Hay dos formas de servicio:

• Distribuidos por el personal de servicio en bandejas.

• Montando mostradores distribuidos por el salón.

6. Servicio de bebidas:

Existen dos modalidades para servir bebidas:

• Selección previa

Es cuando se han seleccionado previamente con los anfitriones los tipos

de bebidas (whisky, vodka, etc.) , las marcas y las cantidades a servir, así

como el momento y la forma (por tragos, por botellas). Es la modalidad

más utilizada.

• Open bar Es cuando los invitados pueden solicitar cualquier tipo de bebida y en la forma que quieran. Es una modalidad muy poco usada por lo difícil de implementar y lo costosa.

Es importante recordarle al anfitrión, que se debe tener una variedad de bebidas no alcohólicas, para aquellas asistentes que lo deseen. Nosotros debemos tener a mano una variedad de las bebidas no alcohólicas más populares (jugos, gaseosas, mezcladores).

Calcular la cantidad de bebidas requeridas para un evento, siempre ha sido un proceso delicado, sobre todo para calcular los costos en que puede incurrir el anfitrión.

Para esto se debe:

• Estandarizar el número de tragos por botella en eventos; es diferente al rendimiento por botella en el servicio corriente del bar.

Ejemplo:

Una botella de whisky corrientemente da 16 tragos por botella. (45c.c.)

En eventos puede dar 25 tragos (30c.c.)

• Calcular un promedio de tragos por invitado de acuerdo con el tipo de invitados (sexo, hábitos) y con la duración del evento. Un buen promedio son 4 tragos.

7. Terminación del evento

Se debe tratar de que los eventos terminen a la hora acordada, ya que su prolongación puede ocasionar mayores costos sobre todo en personal (horas extras); también es corriente que el salón esté comprometido para otro evento y necesite su reorganización.

8. Despedida

Se debe revisar la cuenta, controlando que corresponda a lo contratado (precio, cantidades), se deben legalizar los extras o sea los consumos que no estaban previstos, y adicionarlos a la cuenta. De acuerdo con las políticas de la empresa se debe cobrar o hacer firmar las cuentas para su cobro posterior.

Es un buen momento, si el tiempo lo permite, para hacer encuestas de satisfacción (formales o informales).

Debemos despedirnos de los organizadores de acuerdo con protocolo de servicio establecido.

9. Remontar salón

Ya sea que haya otro evento o no, el salón o áreas utilizadas deben quedar organizadas.

Si hay otro evento, el coordinador debe supervisar el nuevo montaje; si no, se debe hacer el montaje estándar o de rutina.

10. Elaborar informe Finalmente.

 el coordinador del evento debe elaborar un informe donde se consignarán todos los inconvenientes o cambios sucedidos durante el desarrollo del evento; aunque no haya sucedido nada diferente, se debe elaborar el informe. Este informe será enviado al departamento de eventos para su análisis.